信息技术快速发展，对外发送文档的途径更多也更加先进，为我们的工作交流提供极大便利，然而外发渠道越多，外发文档的行为越不受控，企业内机密文档流失的风险也就越大。

员工何时对外发送文档？对外发送了什么文档？谁外发了文档……企业内每天发生的文档外发行为非常多，期间机密文档被有意无意泄露都无从得知。想要更好降低文档外发可能带来的泄密风险，有力的审计溯源必不可少，这就要求我们及时记录文档外发行为，掌控文档的外发情况，为后续的审计溯源提供全面依据。

对文档外发行为进行日志记录，是机密保护的重要部分，IP-guard终端安全管理系统在帮助企业加密保护机密文档、管控文档操作以及流转的同时，还可以帮助企业对U盘拷贝、邮件发送、即时通讯发送、网络上传等文档外发行为进行日志记录，帮助企业详尽审计文档的流转，及时发现非法外传行为。

记录文档发送行为，掌握文档外传动态：

1、记录文档拷贝

U盘移动存储设备存储量大、使用简单，可以轻易把文档资料拷贝带走，员工通过U盘拷贝将机密文档复制带走，若是没有相关日志记录，也就很难发现违规行为。IP-guard支持对U盘拷贝文档的行为进行管控，还支持记录U盘拷贝文档的行为，管理员通过查看日志记录可快速定位用户的文件拷贝行为并及时发现可能的安全风险。

2、记录邮件发送

邮件是工作中非常重要的信息传输工具，IP-guard可以完整记录邮件主题、发件人、收件人、邮件内容以及附件等，便于企业对邮件的安全使用情况进行集中审计。

3、记录即时通讯外发文档

通过即时通讯软件外发文档已经成为常态，其文档传输功能极容易成为机密外泄的渠道，IP-guard支持对即时通讯软件的文档外发进行管控，还支持记录通过即时通讯工具传输文档的行为，以及对外发的文档进行备份，降低非法外传带来的泄密风险。

4、记录网络盘上传行为

IP-guard支持对网络盘、网页上传的行为进行管控，同时记录通过网络盘、网页上传的外传日志，以便后续审计。

5、记录含敏感内容的文档外传行为

企业内文档众多，可以通过敏感内容识别对含有机密的文档进行重点保护，提高管理效率。IP-guard敏感内容识别可以帮助记录含敏感内容的文档通过移动存储设备、网络盘、即时通讯工具、邮件、网页等渠道的传输情况，结合IP-guard风险审计报表，可以对含有敏感内容文档的外传行为进行针对性的审计，加强文档外传的风险防控能力。

6、记录文档外发时的屏幕画面

IP-guard支持对敏感行为发生时同步进行屏幕记录，当客户端触发邮件发送、IM传送文件、网页上传文件、文档移动、复制、删除、文档打印、敏感内容外传、敏感内容落地等行为时，会自动开启屏幕记录，把违规操作过程全记录下来！

除了对各渠道的文档外发行为记录日志，我们还可以支持文档水印及文档追溯。当文档通过移动盘、即时通讯工具、邮件、网页等外传时，可自动添加水印或流转信息，若是文档出现泄密，可借助文档的水印或流转信息，轻松查询出文档在流通的各环节涉及的人员、操作、时间等信息，实现快速精准追踪。

记录文档外发行为，审计溯源文档外发动态，不仅可以增强文档全流程安全风险的防控，还可以在发生信息泄露事件时，立即采取响应处置的措施，除了提高事件响应能力，日志审计还能帮助企业验证当前的安全策略是否有效、完善，根据现状和需要调整安全管理措施，避免出现管理的疏漏。