电子文档替代纸质资料，资料文档的外发交互变得越来越频繁，然而这些给我们的工作提供便利的同时，也增加了更多信息泄露风险。

员工每天对外发送的文档，不乏合同、设计图稿、项目资料等重要机密，机密文档外发给客户、经销商、供应商等第三方，极易失去控制，接收者若是把文档传给他人，又或者外发文档意外被无关人员接收，都很容易导致机密被外泄。

外发文档如何防泄密？

外发文档是工作中经常需要做的事情，如何做到安全可控，防止泄密是很多企业都关注的问题。现在外发文档的渠道越来越多，这些渠道方便了文档的交互，却无法给予外发文档足够的保护，比如，外发文档被他人误收，外发的文档被打印泄密，项目到期后外发的文档无法及时销毁，很容易出现二次泄密。

简单的外发管理，不是对文档的保护不够，就是无法支持大型文件，使用体验不佳，管理也没有效果。机密文档外发需要更严密的管理，确保其在外部也能得到持续保护，目前IP-guard的外发管理方案，就可以帮助对需要外发的文档进行权限控制，保护文档在外的交互安全。

IP-guard文档外发管控，保护文档交互安全

1、对外发文档进行加密，防止外泄

对外发文档进行加密，可以确保机密在外部也得到保护。IP-guard可以为企业提供严密的文档加密管理，企业可以提前对需要外发的技术资料、合约细节等文档进行加密保护，然后再把加密后的文档发给对方。

接收方只有在安装了IP-guard客户端的终端才可以打开相关加密文档，这样可以保护机密资料在外部同样可控安全。IP-guard还支持在文档中加入显式水印或隐式水印，水印将跟随文档流转一直存在，有效震慑拍照截屏泄密。

2、制作外发文档，管控文档在外权限

IP-gaurd可帮助把文档制作成外发文档，并对外发文档进行权限限制，帮助企业建立严密的外发管理机制，支持GB级大文件，外发审批管理更便捷。

• 限定查看人员

IP-guard提供专门的外发文档查看器，管理员可以对外发查看器进行授权，限定外部人员只能在特定机器上打开查看外发文档，避免无关人员查看；支持使用指定的USBkey查看外发文档，不需要绑定计算机。

• 限定查看权限

企业可以根据需要指定外发文档在外的打开密码、查看期限、查看次数，以及复制、截屏、打印、修改等使用权限，防止被二次泄密。

• 过期自动删除

项目合作，相关资料无法及时销毁？IP-guard支持对外发文档过期自动删除，防止机密在合作结束后继续被使用。

3、审计外发文档，及时发现违规行为

企业还可以对加密文档的外发进行审计，全面了解加密文档的外发动态。基于IP-guard强大的日志审计，企业管理员可以在IP-guard报表系统中对加密文档的外发行为进行统计分析，直观了解加密文档的外发动态，及时发现违规行为。

有效的安全管理才可以避免外发文档成为断线的风筝，IP-guard外发文档管控方案可以帮助企业建立严密的外发管理机制，加密保护外发文档，限制外发文档操作权限，实现外发文档的安全可控，帮助全面保护机密文档对外交互安全。