随着网络技术的发展，通过网络应用如网盘、网页、邮件、即时通讯工具传输分享文件变得越来越多，这些工具传输速度快，能够将大容量的文档快速传送给他人，在工作中受到许多人的青睐。

然而由这些传输工具引发的泄密事件也不断增多，由于传输的便利性以及隐秘性，有心人可以通过网络传输渠道快速外传文档，这些外传机密的行为通常难以被发现，若是放任不管，会给企业的机密保护增加许多泄密隐患。

目前许多企业单位都非常重视文档外传管控，尤其是网络应用渠道的文档外传行为，例如IP-guard的许多客户，就应用IP-guard部署一系列有效的管控措施，对文档外传行为作出及时响应，保护机密文档在企业内外安全。

想要防止通过网络应用渠道泄密，这些措施能助您一臂之力:

首先，可以给机密文档加密，确保文档外传也得到保护

加密可以说是保护机密文档必不可少的一部分，加密直接作用于机密文档本身，为其提供访问、编辑、复制以及移动等全程加密保护，文档通过任何网络传输渠道外传，都始终在加密保护中。

IP-guard文档加密系统可以帮助加密保护机密文档安全，加密文档只能在授权环境中打开，文档被传到企业外部，则无法打开，这样可以很好保证文档内的机密安全。

如在防止文档上传到网盘泄密时，可以通过IP-guard提前对机密文档进行加密保护，机密文档被上传到外部平台时仍然保持加密状态，即使被下载到其他终端也始终得到加密保护。通过邮件、即时通讯工具等外传文档时，也同样如此，可以有效防止机密外泄。

还可以通过敏感内容识别技术，阻断含有敏感信息的文档外传

企业每日对外发送的文档很多，这些文档可能含有不能外传的信息，若是无法及时发现并阻止，机密外泄了也不知道。针对这类问题，敏感内容识别技术可以发挥很大的作用，在文档外发时自动识别外发文档中是否含有机密信息，并作出相应管控。

目前IP-guard敏感内容识别技术，就能够对企业大量的文档进行识别和分类，当含有敏感信息的文档通过网络盘、邮件、网站、聊天工具等外传时，会触发报警提示或进行阻断，非敏感文档可以正常流转，不影响员工的正常工作。

其次，也可以提前对网络传输渠道进行管控，规范文档外传行为

IP-guard可以帮助企业对上传行为进行控制，限制通过云盘、网页上传的行为。

IP-guard还支持对即时通讯工具的文档、图片和截屏的外传行为进行管控；IP-guard也可以限定只能使用特定的邮箱发送邮件，禁止发送包含附件的邮件。

还有，给文档添加水印，追踪文档整个流转情况

IP-guard支持在文档中加入显式水印或隐式水印，水印将跟随文档流转一直存在。此外用户外传文档时，支持在文档中加入流转信息，记录文档在各个计算机节点上的流通情况，当文档出现泄密时，企业可借助文档的水印或流转信息，轻松查询出文档在流通的各环节涉及的人员、操作、时间等信息，实现快速精准追踪。

最后，记录文档外传行为，以备后续审计

IP-guard支持记录通过网络盘、邮件、网页上传、聊天工具等外传文档的行为，管理员通过日志记录可以随时查看各终端的文档外传行为，及时发现泄密风险。

IP-guard也支持将用户发送文件或截图的行为与屏幕监控结合起来，当用户发送文件或截图时，系统将自动截取当时的屏幕画面，把泄密行为以画面的形式存储下来，日后可作为有力的追溯凭证。

市面上具有传输文档的网络应用不断推陈出新，我们一时无法封堵所有的文档传输渠道，但是可以对机密本身设置多重保护措施，如加密保护文档、敏感内容识别、多维度审计溯源文档流转，确保能够掌控机密文档的内外流转行为，对各类风险有充足的防控准备。